Zeitmanagement – Tipps, um effizienter zu arbeiten

“Die Zeit fliegt dahin. Die Zeit wartet auf niemanden. Die Zeit heilt alle Wunden. Wir alle wollen nur das eine – und das ist mehr Zeit. Zeit zum Aufstehen, Zeit erwachsen zu werden, Zeit loszulassen. Zeit.”

Grey’s Anatomy

Wir alle haben nur begrenzt Zeit zur Verfügung unser Leben zu leben und wissen nie, wann unsere Uhr abgelaufen ist. Daher sollten wir jede Sekunde nutzen, jeden Moment bewusst erleben und den Augenblick bis ins letzte Detail auskosten.
Ja, so sieht die Theorie aus. Nur… die meisten von uns schaffen das nicht.

Da sind die Aufgaben, die dringend noch erledigt werden müssen. Der Job, der Stapel im heimischen Büro, der Einkauf, die Wäsche, der Haushalt, der Arzttermin, der Küchenkauf, die Oma, der Hund, die Katze, der Esel…
(Bei uns Bloggern der Blogpost und das Instagrambild, welches noch hochgeladen werden muss. Tagtäglich. Auch am Wochenende oder im Urlaub.
Damit der Algorithmus nicht rumspackt und wir nicht an Reichweite verlieren. Damit die Leser nicht abspringen, weil wir mal ein paar Tage nichts von uns hören lassen haben. Damit sich nicht das große Verschwindibus Loch am “Influ-ggerhimmel” auftut und wir darin verschwinden.)
Wir hetzen den ganzen Tag herum. Sodass wir am Ende des Tages unsere To do Liste abgearbeitet haben und schon bereitwillig die nächste für den Folgetag schreiben können.

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Bild: Zeitmanagement, Pareto Prinzip, Eisenhower Prinzip, Zeit, Selbstmanagement, Tipps, Selbstständigkeit, Blogger, Blogger Berlin, Berlin, Shades of IvoryIch will ehrlich zu euch sein: Ich fühle mich manchmal wie das weiße Kaninchen aus Alice im Wunderland, das grundsätzlich zu spät ist und wie ein angestochenes Hühnchen über die Wiese prescht. Alles muss schnell gehen. Und wenn es dann nicht schnell geht und ich nicht schaffe, was ich mir vorgenommen habe, verurteile ich mich. “Andere schaffen es ja auch und machen es sogar noch besser!”. Letztendlich ist das Bullshit.
Und ein Teufelskreis zugleich, denn während des zerfleischens geht Zeit flöten und all das trägt auch nicht dazu bei, am nächsten Tag hochmotiviert und breit grinsend durch den Tag zu rocken.

Wir Menschen sind ständig in Eile, immer mit Blick auf die Uhr. Aber warum? “Du willst noch Leben irgendwann, doch wenn nicht heute, wann denn dann?”
Wie schon gesagt, die meisten von uns verfügen nicht über das beste Zeitmanagement. Und nur, weil man die Theorie verstanden hat, heißt dass nicht, dass man es auch umsetzen kann.
Wir lernen in der Schule alles möglich, was fast kein Mensch jemals braucht . Dort lernen wir Gedichtsanalysen, aber an so Sachen wie Zeitmanagement hat irgendwie keiner gedacht. Das müssen wir uns im Selbststudium erarbeiten. Aber ist ja auch egal, wenn ich später mit Burn Out in der Nervenanstalt lande, Hauptsache man weiß, was mir Goethe mit Erlkönig sagen wollte.

Ich für meinen Teil nutze die mir zur verfügung gestellte Zeit schlecht, brauche für die falschen Dinge zu lange und genieße die guten Momente zu wenig.Ich arbeite viel, fahre aber mit gezogener Handbremse. Klar bin ich effektiv, ich komme ja irgendwann ans Ziel. Nur – Effizienz sieht anders aus.  Und macht das Leben leichter.

Fazit: Wir können die Zeit nicht anhalten, nicht rückgängig machen und wir können ungenutzte/verschwendete Zeit nicht zurückholen.
Aber wir können die noch kommende Zeit besser nutzen. Indem wir besser planen, effizienter arbeiten und so mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben. Und deshalb schreibe ich diesen Artikel – um euer und mein Zeitmanagement zu verbessern.

Unterschied Effektivität und Effizienz

Effektiv arbeitest du, wenn du im Sinne deines Zieles arbeitest, also etwas tust, was zum Ziel führt. Effektiv sind wir also (fast) immer.
Effizient arbeitest du, wenn du dein Ziel mit möglichst geringem Aufwand erreichst. Und hier liegt der Knackpunkt.

Beispiel: 
Du kannst ein großes Stück Ast schon mit einem normalen Buttermesser durchschneiden. Irgendwann kommst du ans Ziel, hast den Ast zerschnitten und effektiv gearbeitet. Yay!
Aber mit der Säge oder einer Axt hättest bedeutend du weniger Aufwand betreiben müssen und das Ganze wäre deutlich schneller gegangen.

Verstehst ihr den Unterschied?Jetzt interessiert mich: Hand auf’s Herz! Wer von euch arbeitet größtenteils effizient?

Zeitmanagement – Tipps um effizienter zu Arbeiten

 

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Die 60/40% Regel

Als erstes solltest du dir natürlich bewusst machen, wie viel Arbeitszeit dir eigentlich zur Verfügung steht. Und dann solltest du maximal 60% davon verplanen. Denn ich sage dir: Es kommt sowieso anders als du denkst. Halte dir die anderen 40% frei, um flexibel reagieren zu können. Dann ist es auch okay, wenn dich jemand stört, du länger brauchst oder etwas anderes unvorhergesehenes passiert.

Ich neige nämlich dazu, mir die Liste vollzukrachen und dann die Hälfte nicht zu schaffen. Hinterher bin ich dann enttäuscht, was wiederrum negative Gefühle hinterlässt. Und die bremsen aus. Aber sowas von!
Mache dir unbedingt bewusst, wieviel Zeit du hast!

Das Eisenhower Prinzip 

Es gibt Menschen, die dieses Prinzip kritisieren, weil ein gutes Zeitmanagement wohl ohne auskommen müsste. Kann sein, dass das so sein sollte. Ist halt nur bei den meisten nicht so, von daher finde ich diese Methode gut, hilfreich und wichtig! . Ich habe schon -etwas abgewandelt- damit gearbeitet, bevor ich es überhaupt kannte. Nach dem Eisenhower Prinzip sortierst du deine Aufgaben nach Kategorien ein.

A= wichtig und dringend
B= wichtig
C= Nicht wichtig, aber relativ dringend
D= unwichtig- (kann meistens weg)

Dringende und somit wichtige A-Aufgaben erledigst du folglich zuerst. Danach widmest du dich den B-Aufgaben, welche Wichtig, aber nicht dringend sein. Die B Aufgaben sind es übrigens, die uns am meisten voran bringen. Unter der C-Aufgaben sortierst du Dinge sein, die zwar erledigt werden müssen, es aber nicht auf den Zeitpunkt der Ausführung ankommt. Und die D-Aufgaben sind Dinge, um die du dich nicht wirklich kümmern musst. Diese Aufgaben nutzt man aber gerne zum prokrastinieren. -> ” OH, ein Stapel voller Werbung. Wie interessant. Gleich mal ans sortieren machen, vielleicht ist was spannendes dabei …” oder “Oh, ich muss ganz dringend noch den Küchenschrank ganz unten links auswischen!”

Der Mensch neigt dazu, gerne mit C oder D Aufgaben zu beginnen, wenn er keine Lust auf die wichtigen Aufgaben hat. Prokrastinieren kann ich auch gut, das könnt ihr mir glauben. Manchmal würde ich sogar den Keller aufräumen, wenn ich denn einen hätte (Jaja, in Prenzelberg sind Keller rar gesät)

Noch etwas ganz wichtiges:
Auch wenn ihr mit euren A-Aufgaben absolut ausgelastet seid, versucht immer, eine B-Aufgaben mit ein eure Tagesliste zu integrieren. So könnt ihr verhindern, dass zu viele B-Aufgaben zu A-Aufgaben werden.

Mehrere To Do Listen erstellen

Ich habe drei To Do Listen. Eine Aktivitätenliste für den Monat. Eine Liste für eine Woche und eine Tagesliste. Ich empfehle euch, ebenfalls mehrere Listen zu erstellen, da ihr so einen besseren Überblick über eure Tätigkeiten bekommt. Außerdem hilft das Notieren, einen kühlen Kopf zu bewahren. Ich bin manchmal gedanklich kurz vorm ausrasten und wenn ich dann eine Monatsliste erstelle, merke ich (meistens), dass es weniger als gedacht ist.

Vorteile mehrerer Listen: 

  • ihr behaltet den Überblick
  • alles was aus dem Kopf raus ist, erleichtert
  • ihr vergesst nichts
  • ihr könnt so ganz einfach nicht erledigte Dinge in den nächsten Monat übertragen
Das Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip, benannt nach Vilfredo Pareto, besagt, dass man schon mit 20% Einsatz 80% der Ergebnisse erzielen könnte. Die 80-20 Regel findet daher in vielen Bereichen Einsatz.

Für uns, im Bereich des Zeitmanagements bedeutet das, dass wir mit 20% unserer Leistung 80% der Arbeit erledigen können. Oder eben, dass wir 80% unserer Arbeit mit nur 20% Leistung erledigen können.
Die Krux an der Sache ist jedoch, dass es in der Realität so aussieht:
In 80 Prozent der aufgewendeten Zeit erreichen wir nur 20 Prozent der Arbeit, die wir schaffen müssten.

Woran das liegt? Wir lassen uns zu oft ablenken, rackern uns mit falschen Aufgaben ab oder hängen an Details fest.
Wenn wir uns das Pareto Prinzip öfter in Erinnerung rufen und unsere jetzige Tätigkeit hinterfragen, können wir vielleicht einiges an Zeit einsparen. Außerdem müssen wir nicht immer 100% perfekt sein.

 

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Das sollte für den Anfang erstmal reichen. Versucht, meine jetzigen Tipps im Alltag zu beherzigen. Immer weiter zu lesen bringt nicht viel, ihr müsst Stück für Stück voran tasten. Vielleicht denkt ihr jetzt, dass ihr das alles schonmal gehört habt? Das kann sein, schließlich lässt sich das Rad nicht neu erfinden. Aber befolgt ihr die Ratschläge auch? Nochmal: Es bringt wirklich nichts, Lektüren zu verschlingen und das Wissen nur aufzusaugen. Ihr müsst es auch umsetzen. Daher höre ich jetzt erstmal auf, der zweite Post kommt demnächst. Bis dahin lest doch mal meine Tipps zum Thema Selbstvertrauen stärken und arbeitet an eurem Zeitmanagement.

Fandet ihr meinen Beitrag hilfreich? Möchtet ihr, dass ich mich generell häufiger solchen Themen widme? Ich freue mich auf euer Feedback!

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22 Comments

  • Steffi Dezember 25, 2017 9:43 pm

    Sehr interessanter Bericht 🙂

  • Nataya A Dezember 26, 2017 12:44 am

    Danke für den Beitrag. Leider bin ich nun mit Zeit nicht so gut. Manchmal Freunde manchmal Feinde. Ich kenne Eisenhowe und Pareto Prinzip bisher noch nicht, bis jetzt. Finde ich interresant zum Nachdenken. Merry X-Mas and Happy New Year. Ich wünsche dir wunderschöne Zeit. LG.

  • Saskia von The S Signature Dezember 26, 2017 10:04 am

    Auf jeden Fall interessant. Die Strategien haben wir damals schon in der Berufsschule/Uni besprochen. Man muss sie sich nur öfters mal wieder ins Gedächtnis rufen.

  • Mari Na Dezember 26, 2017 9:02 pm

    Schön, dass Du den Artikel beim Gewinnspiel verlinkst hast. Ich habe vor vielen Jahren mal einen längeren Kurs zum Zeitmanagement besucht und musste eine Arbeit darüber schreiben. Vieles hätte ich schon wieder vergessen, einige Methoden wende ich unbewusst an. Trotzdem gibt es Tage, da arbeite ich furchtbar ineffektiv und ineffizient:-)
    Liebe Grüße
    Marina

  • Maryam Dezember 26, 2017 9:39 pm

    Hey:)
    Ein super interessanter Beitrag! Solche Zeitmanagment-Strategien versuche ich immer im Hinterkopf zu haben, das kann wirklich helfen 🙂
    Liebe Grüße

  • Christin Dezember 26, 2017 10:15 pm

    Da kann ich definitiv was von lernen

  • Jana Dezember 26, 2017 11:35 pm

    Danke für die tollen Tipps. Ich werde sie mir definitiv zu Herzen nehmen 🙂

  • Anastasia T. Dezember 27, 2017 1:47 pm

    Sehr interessanter Beitrag! Das Eisenhower Prinzip kannte ich bisher nicht.

  • Jana Dezember 27, 2017 2:05 pm

    Na hör mal, das ist ja ein interessanter Bericht. Ich sitze derzeit an meiner Masterarbeit und muss sagen, dass mir effektives Arbeiten momentan richtig schwer fällt. Werde mir auf jeden Fall einiger deiner Tipps zu Herzen nehmen. Danke dafür!

    Grüße
    Jana

  • Bettina Dezember 27, 2017 3:32 pm

    ah ja, bei mir haperts leider öfters am richtigen zeitmanagement – danke daher vielmals für den beitrag u die tipps 🙂

  • Silvia Dezember 27, 2017 4:12 pm

    Das Pareto Prinzip habe ich letztens in einem Workshop kennen gelernt und habe versucht es etwas in meinen Arbeitstag zu integrieren. Bisher habe ich das Gefühl, dass es wirklich etwas bringt! Der wichtigste Schritt ist die Bewusstmachung 🙂

  • Anisa Dezember 27, 2017 9:18 pm

    Ich finde die Tipps zum Zeitmanagment sehr lehrreich und werde mir einiges aneignen! LG, Anisa

  • Melanie Baute Dezember 27, 2017 9:39 pm

    Danke für den Beitrag, nehme ich mir zu Herzen!
    Liebe Grüße und einen schönen Abend

  • Jasmin J Dezember 27, 2017 10:55 pm

    Interessante Strategien, muss ich mir mal merken 🙂

  • Julia Dezember 27, 2017 11:20 pm

    Danke für den interessanten Artikel! Ich könnt durchaus noch effizienter werden. Ich werde mit davon ein’ges im neuen Jahr zu Herzen nehmen!

  • Ivana Dezember 28, 2017 12:44 am

    Ein toller Beitrag, den Pareto Prinzip kenne ich noch nicht, sehr interessant muss ich sagen. Danke für die tollen Tipps, bin schon gespannt auf den zweiten Beitrag
    Liebe Grüße

  • Sandra P. Dezember 28, 2017 2:27 pm

    Zeit ist das wichtigste das Wir haben und es ist leider auch nur begrenzt. Man sollte wirklich seine Zeit besser einteilen und dieses wertvolle Gut geniessen.

  • Vivi Januar 1, 2018 3:32 pm

    Ein wirklich sehr interessanter Artikel! Schreibst du dir dann täglich eine Liste oder verarbeitest du alle wichtigen/dringenden/unwichtigen Dinge im Kopf? Ich kann ja nur einigermaßen effizient arbeiten, wenn ich mir morgens einen Tagesplan mache.

    • Ivory Januar 1, 2018 8:32 pm

      Ich muss mir auch alles aufschreiben, weil ich es sonst einfach vergesse. Ich habe drei Arten von Listen: Tagesliste, Wochenliste und Monatsliste.
      Da versuche ich ganz oben jeweils die A Aufgaben einzutragen, dann die B Aufgaben… aber das klappt nicht immer, manchmal ist es auch gemischt.

      Liebe Grüße 🙂

  • I.U. Januar 3, 2018 6:05 pm

    Ich fand deinen Artikel sehr interessant, vor allem das Eisenhower-Prinzip. Das werde ich mal ausprobieren! Bin definitiv dafür, dass du solche Themen öfter hast 🙂 folge dir schon länger bei Facebook als Imke Underhill. Schönen Abend noch!

  • Tina Januar 4, 2018 9:43 pm

    Sehr cooler Beitrag. Vor allem finde ich den Tipp mit den 3 to-Do-Listen sehr cool. Muss ich mir merken, denn so vergisst man bestimmt tatsächlich nichts.

    LG
    Tina

  • Nadine Januar 7, 2018 10:00 pm

    Zeitmanagement ist wirklich ein Thema um das man sich viel zu selten Gedanken macht. 🙂

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